Privacy verklaring

AVG

Na het ingaan van de AVG in mei 2018 is privacy extra onder de aandacht gebracht. Zo ook bij Orion, met onze privacyverklaring willen wij iedereen duidelijk maken dat Orion de gegevens van haar leden vertrouwelijk behandeld. Je vindt hem hieronder.

Privacyverklaring Handboogvereniging Orion

22 mei 2018

Handboogvereniging Orion en privacy

Orion gaat zorgvuldig om met de persoonsgegevens die zij van u heeft omdat u bij onze vereniging lid bent. Om duidelijkheid te geven over wat Orion doet met de bij haar bekende gegevens, is deze verklaring opgesteld. Orion is verantwoordelijk zoals benoemd in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Omdat Orion een vereniging is (handboogvereniging) hoeft zij geen melding te doen van haar verwerking van persoonsgegevens. Dat neemt niet weg dat wij uiteraard volgens de wet met uw gegevens omgaan.

Waarvoor gebruikt Orion uw gegevens?

Orion gebruikt uw gegevens voor de volgende doeleinden:

  • Het doorgeven van voor en achternaam, geslacht en geboortedatum aan de Noord Nederlandse Handboog Federatie (NNHF) t.b.v. de verplichte registratie bij de NNHF bij het lid worden van een handboog vereniging.
  • Het afgeven van een NNHF nummer om deel te nemen aan wedstrijden.
  • Het berekenen, vastleggen en innen van de contributie.
  • Het versturen van facturen.
  • Het doorgeven van cruciale informatie omtrent Orion en haar activiteiten.

Welke gegevens heeft Orion van u?

Orion heeft de volgende gegevens van u:

  • Voor en achternaam
  • Geboortedatum
  • Geslacht
  • Adres
  • Woonplaats
  • NNHF nummer
  • Telefoonnummer
  • Email adres
  • Toestemming tot gebruik foto’s en video’s

Wat doet Orion met uw gegevens?

  • Orion verwerkt alle bekende gegevens van haar leden vertrouwelijk.
  • Orion houdt een ledenlijst bij met daarin de gegevens die hierboven benoemd staan.
  • Orion geeft uw voor en achternaam, geslacht en geboortedatum door aan de NNHF t.b.v. de registratie daarbij.
  • Orion gebruikt uw voor en achternaam, adres, woonplaats en email adres om u facturen te sturen.
  • Orion gebruikt uw NNHF nummer voor het inschrijven voor wedstrijden wanneer uw NNHF nummer niet (meer) bij u bekend is.
  • Orion gebruikt uw email adres en telefoonnummer om u te contacteren wanneer nodig. Het gebruik van uw telefoonnummer komt bijna niet voor, maar is in sommige situaties noodzakelijk gebleken.

Wat doet Orion niet met uw gegevens?

  • Orion verkoopt uw gegevens niet en deelt ze niet met derden anders dan de NNHF.
  • Orion legt geen medische gegevens vast.

Werkwijze en beveiliging van digitale gegevens

Alle persoonsgegevens staan in een beveiligd Excel document: de ledenlijst. Deze wordt uitsluitend gedeeld met bestuursleden van Orion onderling en is beveiligd met een wachtwoord die alleen bij bestuursleden van Orion bekend is. Dit gebeurt via e-mail of door het gebruik van een USB stick. Wanneer de lijst eenmaal overgezet is op de computer van het bestuurslid wordt het exemplaar op de USB stick of het email account verwijderd. Bij wijziging van het Excel document  wordt de nieuwe versie naar alle bestuursleden gestuurd via email of USB stick waarna alle andere exemplaren verwijderd worden. Bij beëindiging van het lidmaatschap worden al uw gegevens direct verwijderd.

Rechten

Als betrokkene heeft u bepaalde rechten zoals vermeld in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). U kunt contact opnemen met Orion als u inzage in uw gegevens wenst. Ook kunt u deze gegevens elk moment laten wijzigen wanneer ze onjuist zijn door contact op te nemen met Orion. De gegevens zullen vervolgens aangepast worden. Het verwijderen van uw gegevens is alleen mogelijk als u geen lid meer bent van Orion vanwege de contributieverplichting. U kunt dit eenvoudig aangeven bij een van de bestuursleden waarna uw gegevens zo spoedig mogelijk verwijderd zullen worden. Ook kunt u uw persoonsgegevens opvragen om door te geven aan een andere instelling, Orion zal uw gegevens in een duidelijk overzicht naar u opsturen.

Sluit Menu